Política Integral de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA INTEGRAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S., identificada con NIT
900054442-9, con sede principal en la Calle 158 No. 20-95, Piso 3, Consultorio 304,
Floridablanca - Santander, actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos
Personales. En determinados casos, y conforme a las relaciones contractuales que
mantiene con diversas Entidades Promotoras de Salud (EPS). La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S., podrá asumir la
condición de Encargado del Tratamiento, respecto de las bases de datos que dichas
entidades le confíen para el cumplimiento de sus obligaciones asistenciales y
administrativas.

2. OBJETO

La presente política tiene como propósito definir los lineamientos que orientan la
recolección, almacenamiento, uso, circulación y eventual supresión de los datos
personales por parte de CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S.,
garantizando en todo momento el derecho constitucional al habeas data y asegurando el
estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás
disposiciones normativas aplicables.

3. MARCO NORMATIVO

La presente política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia, que consagra el derecho fundamental al habeas data y a la protección de la
intimidad personal y familiar. Asimismo, se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012,
que establece las disposiciones generales para la protección de datos personales; el
Decreto 1074 de 2015, que compila la normativa en materia de comercio y protección de
datos.
De igual manera, esta política se interpreta y aplica en armonía con las demás normas
concordantes y complementarias que regulan la protección de datos personales en
Colombia, así como con las directrices que en el futuro expida la autoridad de control
competente.

4. DEFINICIONES TÉCNICAS

Para efectos de la presente política y con el fin de garantizar precisión jurídica, se adoptan
las siguientes definiciones:

Autorización: Acto mediante el cual el titular otorga consentimiento previo,
expreso e informado para el tratamiento de sus datos personales. La autorización
puede constar en documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que
permita su posterior consulta.
Dato Personal: Toda información vinculada o que pueda asociarse a una persona
natural determinada o determinable, incluyendo pero sin limitarse a nombre,
identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, información laboral, financiera
o académica.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar discriminación. Se consideran datos sensibles, entre otros, los
relacionados con el estado de salud, la historia clínica, la orientación sexual, el
origen racial o étnico, las convicciones religiosas, políticas o filosóficas, así como
datos biométricos (huellas, imágenes faciales, registros de voz, etc.).
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la
recolección y finalidades del tratamiento de los datos personales. En este caso, la
CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento
de datos personales por cuenta del responsable, conforme a sus instrucciones.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el
contexto de la clínica, comprende pacientes, familiares, empleados, contratistas y
proveedores.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación,
transmisión, transferencia o supresión.
Transferencia de Datos: Envío de datos personales a un responsable ubicado
dentro o fuera del territorio nacional, que recibe y decide sobre el tratamiento.
Transmisión de Datos: Comunicación de datos personales a un encargado,
dentro o fuera del territorio nacional, para que realice el tratamiento por cuenta del
responsable.
Historia Clínica: Conjunto de documentos que contienen los datos, valoraciones y
registros sobre la situación de salud de un paciente, considerados como datos
sensibles y sujetos a reserva legal.
Consentimiento Informado: Manifestación libre, voluntaria y consciente del
titular, mediante la cual acepta el tratamiento de sus datos personales, previa
información suficiente sobre las finalidades y alcances del mismo.

5. PRINCIPIOS

Para garantizar un marco de protección transparente y confiable, la sociedad CLÍNICA DE
DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. fundamenta todas sus actuaciones y
procedimientos de manejo de información en un conjunto de principios rectores derivados
de la Ley 1581 de 2012 y los estándares de excelencia de instituciones líderes.

Estos principios no son meras reglas técnicas, sino garantías constitucionales esenciales
destinadas a proteger de manera efectiva la intimidad personal y familiar, el buen nombre
y la dignidad humana de cada paciente, colaborador, proveedor y tercero vinculado a la
entidad. En consecuencia, CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR
S.A.S. se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realice de manera
armónica e integral, asegurando que desde la recolección hasta la supresión de la
información, se respete el derecho fundamental al hábeas data y se sigan las mejores
prácticas nacionales e internacionales en la materia.

Principios Rectores

Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe someterse
a todas las disposiciones legales vigentes que lo regulan.
Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo,
expreso e informado del titular. Los datos no pueden ser obtenidos o divulgados
sin autorización previa o mandato legal/judicial.
Finalidad: Los datos deben ser procesados con un propósito específico, explícito
y lícito, el cual debe ser informado al titular de manera clara y previa.
Dignidad: Toda acción relacionada con el tratamiento de datos debe ejecutarse
salvaguardando la dignidad del titular, protegiendo sus derechos al buen nombre,
la honra y la intimidad.

Calidad y Transparencia de la Información

Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta,
actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos
parciales, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la
existencia de sus datos personales en cualquier momento y sin restricciones.
Integridad: En el tratamiento se debe garantizar que el titular conozca la
existencia de los datos que le conciernan.

Seguridad y Acceso

Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas
para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento de la información.
Acceso Restringido: El acceso a los datos está limitado únicamente al titular, a
personas autorizadas por este o por mandato legal. Salvo la información pública,
los datos no pueden estar disponibles en internet u otros medios masivos sin
controles técnicos.
Circulación Restringida: Los datos solo pueden ser enviados o suministrados al
titular, sus representantes o entidades públicas en ejercicio de sus funciones
legales.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están
obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada
su relación laboral o contractual con la entidad.

Otros Principios Rectores

Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente por el tiempo razonable y
necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales.
No Discriminación: Queda estrictamente prohibido realizar cualquier acto de
discriminación basado en la información recaudada en las bases de datos.
Necesidad y Proporcionalidad: Solo deben recolectarse los datos personales
que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades,
limitando el procesamiento al mínimo requerido.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S., tratará los datos
personales para las siguientes finalidades generales y específicas, en estricto
cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
concordantes:

6.1. Respecto a Pacientes y Relación con EPS

Gestión Asistencial: Recolección y administración de información clínica para la
creación y actualización de historias clínicas, diagnósticos, procedimientos de
manejo del dolor y cuidado paliativo, así como la prestación de servicios de
telemedicina.
Gestión con Aseguradoras (EPS): Trámite de autorizaciones médicas, reporte
de indicadores de calidad, facturación de servicios prestados bajo convenios,
auditoría de cuentas médicas y demás actividades derivadas de la relación
contractual con las EPS.
Seguimiento y Continuidad del Cuidado: Monitoreo extrahospitalario del estado
de salud de los pacientes, recordatorio de citas médicas, contacto con familiares y
acompañantes, y gestión de programas de adherencia terapéutica.

6.2. Investigación, Innovación y Estadística

Investigación Científica y Académica: Uso de datos para estudios clínicos,
epidemiológicos y académicos, garantizando la anonimización o supresión de
identidad cuando sea posible, en concordancia con los principios éticos de la
investigación en salud.
Innovación Tecnológica: Entrenamiento de algoritmos y modelos de inteligencia
artificial orientados a la mejora de la atención asistencial, la optimización de
procesos clínicos y administrativos, y el desarrollo de herramientas predictivas en
medicina paliativa.
Estadística y Calidad: Elaboración de reportes estadísticos internos y externos,
análisis de tendencias en salud y evaluación de indicadores de calidad asistencial.

6.3. Gestión Administrativa y de Talento Humano

Procesos Administrativos: Validación de identidad, gestión de cartera,
facturación, cobro de servicios y cumplimiento de obligaciones contractuales y
legales.
Talento Humano: Procesos de selección, vinculación, capacitación, gestión de
nómina, evaluación de desempeño y cumplimiento de obligaciones en materia de
seguridad social y riesgos laborales.
Cumplimiento Normativo: Atención de requerimientos de autoridades
administrativas, judiciales y de control, así como el cumplimiento de obligaciones
legales en materia tributaria, laboral y de protección de datos personales.

7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES (NNA)

7.1. Datos Sensibles

Los datos sensibles, en especial aquellos relacionados con la salud, la historia clínica, la
orientación sexual, las convicciones religiosas o políticas, y los datos biométricos, serán
objeto de tratamiento únicamente cuando:

Exista autorización expresa del titular.
Sea necesario para el cumplimiento de un deber legal o contractual.
Se requiera para la protección de intereses vitales del titular o de otra persona, en
casos de urgencia médica.
Se realice en el marco de actividades legítimas de la clínica, garantizando siempre
la reserva y confidencialidad.

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. implementará medidas
técnicas, humanas y administrativas para proteger esta información, incluyendo:

Cifrado de bases de datos y comunicaciones electrónicas.
Control de accesos restringido y autenticación reforzada.
Protocolos de confidencialidad firmados por el personal asistencial y
administrativo.
Auditorías periódicas sobre el manejo de datos sensibles.

7.2. Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará siempre
bajo el principio del interés superior del menor, garantizando su protección integral. Para
ello:

Se requerirá la autorización expresa de los padres, tutores o representantes
legales.
Se valorará la opinión del menor, de acuerdo con su nivel de madurez y capacidad
de comprensión.
Se limitará el tratamiento a finalidades estrictamente necesarias para la atención
en salud, el cumplimiento de obligaciones legales y la protección de derechos
fundamentales.
Se adoptarán medidas adicionales de seguridad y confidencialidad, dada la
especial protección que la Constitución y la Ley otorgan a los menores de edad.

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de los datos personales tratados por la CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO
PALIATIVO ALIVAR S.A.S. cuentan con los siguientes derechos, de conformidad con la
Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes:

Derecho de acceso: Conocer en cualquier momento los datos personales que
reposan en las bases de datos de la clínica.
Derecho de actualización y rectificación: Solicitar la actualización, corrección o
modificación de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando
no exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación. En el ámbito de la salud, este derecho se encuentra limitado por la obligación legal de custodia
de las historias clínicas y demás registros asistenciales.
Derecho a la prueba de la autorización: Solicitar evidencia de la autorizació n
otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la
ley.
Derecho a ser informado: Conocer el uso que se ha dado a sus datos
personales, previa solicitud a la clínica.
Derecho a revocar la autorización: Retirar el consentimiento otorgado para el
tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que
obligue a su permanencia.

9. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO

En el marco de la normativa vigente, CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO
ALIVAR S.A.S. como Responsable del Tratamiento, y en los casos en que actúe como Encargado, asume los siguientes deberes:

9.1. Deberes del Responsable del Tratamiento

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de acceso,
actualización, rectificación y supresión.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, salvo en los
casos exceptuados por la ley.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad del tratamiento y
los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar
seguridad a los datos personales.
Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares,
dentro de los plazos establecidos por la ley.
Informar a la autoridad de protección de datos sobre incidentes de seguridad que
comprometan la información personal.
Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de
Industria y Comercio (SIC).

9.2. Deberes del Encargado del Tratamiento

Cuando CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. actúe como
Encargado del Tratamiento, deberá:

Realizar el tratamiento conforme a las instrucciones del responsable.
Abstenerse de utilizar los datos personales para fines distintos a los autorizados
por el responsable.
Implementar medidas de seguridad para proteger la información personal.
Guardar confidencialidad respecto de los datos tratados, incluso después de
finalizada la relación contractual.
Informar al responsable sobre cualquier incidente de seguridad que comprometa la
información.
Actualizar la información de acuerdo con las solicitudes del responsable.

10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA

10.1. Consultas

Los titulares podrán presentar consultas para conocer la información personal que repose
en las bases de datos de CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S.

Término de respuesta: Diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de
la solicitud.
En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al titular los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo
adicional de cinco (5) días hábiles.

10.2. Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)

Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información debe ser
corregida, actualizada o suprimida.
Término de respuesta: Quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción
del reclamo.
Si no es posible atenderlo en dicho plazo, se informará al titular los motivos de la
demora y se dará respuesta en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles.
En caso de que el reclamo esté incompleto, se requerirá al titular para que lo
subsane en un término de dos (2) meses. Si no lo hace, se entenderá desistido.

10.3. Canales de Atención

Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:

Presencialmente: En las oficinas de CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO
PALIATIVO ALIVAR S.A.S., ubicadas en la Calle 158 No. 20-95, Piso 3,
Consultorio 304, Floridablanca, Santander.
Correo electrónico: gestioncalidad@clinicadeldoloraliviar.com
Otros canales: Los dispuestos por la clínica en su área de atención al cliente, tales
como líneas telefónicas o plataformas digitales, que serán informados
oportunamente a los titulares.

11. SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. implementa medidas
de seguridad físicas, lógicas y administrativas orientadas a garantizar la protección de los
datos personales y la integridad de sus instalaciones:

Seguridad lógica: Se emplean herramientas de protección informática como
firewalls perimetrales, sistemas de detección y prevención de intrusiones, análisis
periódicos de vulnerabilidades y protocolos de respaldo de información.
Seguridad física: Se cuenta con controles de acceso restringido a las áreas
críticas, registro de visitantes, custodia de documentos sensibles y protocolos de
seguridad para el manejo de historias clínicas y demás archivos.
Videovigilancia: La clínica utiliza sistemas de cámaras de seguridad instaladas en
sus instalaciones, con el fin de proteger a las personas, bienes y recursos. Las
imágenes captadas podrán ser utilizadas como prueba en procesos disciplinarios,
administrativos o judiciales, siempre en cumplimiento de la normativa vigente.
Confidencialidad y reserva: El acceso a las grabaciones de videovigilancia está
limitado exclusivamente al personal autorizado, garantizando la confidencialidad y
el uso legítimo de la información.

12. RÉGIMEN DISCIPLINARIO

El uso indebido de los datos personales, así como la vulneración de las políticas,
protocolos y procedimientos de seguridad establecidos por la CLÍNICA DE DOLOR Y
CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S., constituirá una falta grave y dará lugar a la
imposición de sanciones de carácter laboral, contractual y/o legal, según corresponda.

Ámbito laboral: Los trabajadores que incurran en conductas contrarias a esta
política podrán ser objeto de medidas disciplinarias internas, conforme al
reglamento de trabajo y la legislación laboral vigente.
Ámbito contractual: Los contratistas, proveedores o terceros vinculados que
incumplan las obligaciones de confidencialidad y protección de datos podrán ser
sancionados conforme a las cláusulas contractuales, incluyendo la terminación
anticipada del contrato y la exigencia de indemnizaciones por perjuicios.
Ámbito legal: Las conductas que constituyan infracción a la Ley 1581 de 2012, al
Decreto 1074 de 2015 o a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y
Comercio podrán dar lugar a investigaciones administrativas, sanciones
pecuniarias y demás consecuencias legales previstas en la normativa aplicable.

En todos los casos, la CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S.
garantizará el debido proceso y el derecho de defensa de las personas involucradas,
asegurando que las medidas disciplinarias se apliquen de manera proporcional y
conforme a la Ley.

13. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. establece un
procedimiento interno para la atención de incidentes de seguridad que puedan
comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales:

Identificación del incidente: Detección temprana de accesos no autorizados,
pérdida de información, alteración de datos o cualquier evento que represente un
riesgo para la seguridad de la información.
Contención: Implementación inmediata de medidas técnicas y administrativas
para limitar el alcance del incidente y evitar su propagación.
Evaluación de impacto: Análisis de la magnitud del incidente, identificación de
los datos afectados, valoración de riesgos para los titulares y determinación de las
medidas correctivas necesarias.
Notificación a la autoridad competente: Reporte oportuno a la Superintendencia
de Industria y Comercio (SIC), conforme a lo dispuesto en la normativa vigente,
cuando el incidente represente un riesgo significativo para los titulares.
Comunicación al titular: Información directa al titular afectado, cuando el
incidente pueda comprometer sus derechos, indicando las medidas adoptadas
para mitigar el impacto y prevenir su repetición.
Registro y seguimiento: Documentación detallada del incidente, las acciones
realizadas y los resultados obtenidos, con el fin de fortalecer los protocolos de
seguridad y prevenir futuros eventos.

14. VIGENCIA Y ALMACENAMIENTO

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. conservará los datos
personales únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad
para la cual fueron recolectados, respetando en todo momento los principios de necesidad
y proporcionalidad.

Datos generales: Se almacenarán mientras subsista la relación contractual,
asistencial, laboral o comercial con el titular, y por el tiempo adicional requerido
para el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
Historias clínicas y registros asistenciales: Se conservarán conforme a los
términos de retención establecidos en la normativa de salud vigente en Colombia,
garantizando la reserva legal y la custodia obligatoria.
Datos de carácter administrativo y financiero: Se mantendrán por los plazos
exigidos por la legislación tributaria, laboral y contable.

15. MODIFICACIONES

La CLÍNICA DE DOLOR Y CUIDADO PALIATIVO ALIVAR S.A.S. se reserva el derecho
de modificar, actualizar o complementar en cualquier momento la presente política de
tratamiento de datos personales, con el fin de ajustarla a cambios normativos,
jurisprudenciales, regulatorios o a nuevas directrices impartidas por la autoridad de
protección de datos.
Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares con una antelación
mínima de diez (10) días hábiles, a través de los canales institucionales de comunicación,
incluyendo la página web oficial, carteleras informativas en la sede principal, correo
electrónico institucional y demás medios que se consideren idóneos para garantizar la
publicidad de los cambios.
En todo caso, las modificaciones no afectarán el respeto por los derechos fundamentales
de los titulares ni las garantías de seguridad y confidencialidad que rigen el tratamiento de
sus datos personales.